Zatrudnienie cudzoziemca to dziś codzienność w wielu firmach. Jednocześnie przepisy są na tyle złożone, że błąd w dokumentach może skończyć się zarzutem powierzenia pracy nielegalnie przebywającej osobie i dotkliwymi karami.
Sam proces zatrudnienia cudzoziemca bywa sporym wyzwaniem. Czas od przyjęcia przez kandydata oferty pracy do jej faktycznego rozpoczęcia może się różnić. Zależy to od kilku czynników. Znaczenie ma m.in. to, czy cudzoziemiec przebywa aktualnie w Polsce. Istotne jest również, czy jest zwolniony z konieczności posiadania zezwolenia na pracę.
Najprostsza jest sytuacja, gdy pracę powierza się obywatelowi jednego z państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Konfederacji Szwajcarskiej (CH). W takim przypadku wystarczy zweryfikować, np. na podstawie paszportu, czy kandydat rzeczywiście jest obywatelem jednego z tych krajów. Daje mu to dostęp do rynku pracy na zasadach identycznych jak w przypadku obywateli Polski.
Gdy chodzi o obcokrajowca spoza UE, EOG lub CH, sytuacja jest dużo bardziej złożona. Przed nawiązaniem współpracy pracodawca powinien sprawdzić legalność jego pobytu w Polsce oraz uprawnienia do wykonywania pracy. Przekonanie, że po stronie pracodawcy jest zadbanie wyłącznie o legalną podstawę wykonywania pracy, natomiast legalizacja pobyt to bolączka tylko cudzoziemca, jest błędne (gdy taka sytuacja ma miejsce, ustawodawca przewidział sankcje również dla pracodawcy).
By uniknąć nieprzyjemności administracyjnych, dobrze jest nawiązać współpracę z doświadczoną agencją pracy tymczasowej, która profesjonalnie poprowadzi cały proces zatrudniania. Ale nim pracownik z zagranicy pojawi się na hali, w magazynie czy biurze, warto zadać agencji pracy tymczasowej pięć kontrolnych pytań, by mieć pewność, że postawiliśmy na sprawdzonego partnera.
1. Na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce i do kiedy?
Pierwsza zasada z oficjalnych wytycznych brzmi: legalna praca jest możliwa tylko wtedy, gdy jest legalny pobyt. Poproś agencję o jasną informację, czy pracownik ma ważną wizę, kartę pobytu, ochronę czasową albo inny tytuł uprawniający do przebywania w Polsce – oraz do kiedy ten dokument jest ważny. Niepokoić powinna każda odpowiedź w stylu „Jeszcze czekamy na decyzję” albo brak konkretnej daty ważności dokumentu.
2. Czy cudzoziemiec posiada dokument umożliwiający legalną pracę?
Drugim filarem legalności jest właściwy dokument umożliwiający podjęcie pracy. Może to być zezwolenie na pracę, np. typ A, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy. Warto ustalić, jaki typ dokumentu ma konkretny pracownik. Należy także sprawdzić, kto jest wpisany jako pracodawca. Może to być agencja pośrednictwa pracy, twoja firma lub inny podmiot. Istotne jest również, na jaki okres dokument został wydany. Jeśli agencja nie potrafi wskazać typu dokumentu, zasłania się „wewnętrznym systemem” albo nie chce udostępnić kopii zezwolenia czy oświadczenia, powinieneś zachować czujność.
3. Czy dokument obejmuje wskazane miejsce i zakres pracy?
Dokument do pracy jest wydawany na określone stanowisko, zakres obowiązków i – co do zasady – miejsce wykonywania pracy. Ważnym pytaniem, jakie warto zadać agencji pracy tymczasowej, jest: „Czy zakres obowiązków i lokalizacja w zezwoleniu lub oświadczeniu pokrywają się z tym, co pracownik będzie robił u nas?”. Jeśli cudzoziemiec ma dokument np. na pracę w magazynie w innym mieście, a faktycznie ma pracować u Ciebie przy produkcji, urząd może uznać zatrudnienie za nielegalne. Dotyczy to nawet sytuacji z ważną kartą pobytu.
4. Kto pilnuje dat ważności i zmian statusu?
Legalność zatrudnienia nie kończy się w dniu rozpoczęcia pracy – trzeba ją utrzymywać przez cały okres współpracy. Zapytaj agencję, kto i jak monitoruje daty ważności dokumentów pobytowych i zezwoleń na pracę: czy jest system przypomnień, standardowe terminy rozpoczęcia procedur przedłużenia, sposób informowania Twojej firmy o ryzyku „kończącej się legalności”. Dobra agencja będzie mieć w tym zakresie jasne procedury.
5. Jak agencja przygotowuje firmę na ewentualną kontrolę?
Ostatnie pytanie dotyczy praktyki. Urzędy i służby mogą sprawdzić legalność pobytu i pracy w każdej chwili.
Pracodawca musi wtedy udostępnić komplet dokumentów. Warto zapytać agencję, jakie dokumenty otrzymasz przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Należy też ustalić, co stanie się w razie kontroli. Kluczowe jest, kto przygotuje pakiet dokumentów i w jakim czasie. Istotne jest również, czy agencja zapewnia wsparcie merytoryczne. Znak zapytania pojawia się tam, gdzie słyszysz: „Kontrole się nie zdarzają” albo „To już państwa problem”.
Dlaczego warto, by pośrednictwem w zatrudnianiu cudzoziemców zajęła się dla Ciebie PLPK Global?
W praktyce, zwłaszcza przy większej skali zatrudnienia cudzoziemców, trudno jest w pojedynkę pilnować terminów, rodzajów zezwoleń i zmian przepisów. PLPK Global buduje współpracę z pracodawcami-użytkownikami wokół tych pięciu ważnych zagadnień:
- weryfikuje legalność pobytu,
- dobiera właściwy dokument do pracy,
- dba o zgodność zakresu z realnymi obowiązkami,
- monitoruje daty ważności,
- przygotowuje pracodawcę na ewentualną kontrolę.
Dzięki temu dane przedsiębiorstwo może korzystać z kompetencji pracowników z zagranicy, minimalizując ryzyko prawne i administracyjne, a kwestie formalne zostają po stronie doświadczonego partnera.