W dniu 1 czerwca 2025 r. polski rynek pracy wkroczył w nową erę – bardziej cyfrową, bardziej uszczelnioną i wymagającą większej odpowiedzialności zarówno od pracodawców, jak i agencji pracy tymczasowej. Tego dnia weszła w życie większość kluczowych reform dotyczących zatrudniania cudzoziemców oraz organizacji rynku pracy.

Zmiany te opierają się na czterech fundamentalnych ustawach przyjętych w marcu i kwietniu 2025 r.:

• ustawie z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620),
• ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,
• ustawie z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym (tzw. ustawie wizowej),
• ustawie z 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw – wdrażającej Dyrektywę 2021/1883 i całkowicie przebudowującej zasady funkcjonowania Niebieskiej Karty UE.

Nowe regulacje tworzą cyfrowy i bardziej przejrzysty model legalizacji pracy. Model ten upraszcza część procedur, ale jednocześnie wprowadza liczne obowiązki i restrykcje. Ich naruszenie wiąże się z wysokimi sankcjami. Dla firm oznacza to koniec wielu dotychczasowych praktyk, w tym szeroko rozumianego outsourcingu pracowniczego. Konieczne staje się uporządkowanie procesów kadrowych oraz pełne przejście na obsługę elektroniczną.

Rynek pracy 2025 – elektronizacja zatrudniania cudzoziemców

Nowe przepisy całkowicie przenoszą proces legalizacji pracy cudzoziemców do sfery online. Wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę i oświadczenia należy od 1 czerwca składać wyłącznie elektronicznie przez portal Praca.gov.pl.

Celem jest przyspieszenie procedur i ograniczenie błędów, jednak w praktyce wymaga to od pracodawców-użytkowników oraz agencji pracy tymczasowej większej dyscypliny w zakresie e-dokumentacji. Dla wielu firm oznacza to konieczność wdrożenia systemów elektronicznego obiegu dokumentów i stałego monitorowania terminów.

Dużym ułatwieniem jest natomiast likwidacja tzw. testu rynku pracy, czyli obowiązku uzyskiwania informacji starosty o braku lokalnych kandydatów. To ogromne przyspiesza rekrutację dla firm, które w branżach takich jak logistyka, produkcja czy budownictwo stale borykały się z lukami kadrowymi.

Jednocześnie ustawodawca zaostrzył kontrolę nad legalnością zatrudnienia. Wymagania różnią się w zależności od podstawy, czy dany cudzoziemiec będzie zatrudniany w oparcie o oświadczenie o powierzeniu pracy czy na podstawie zezwolenia na pracę.

W[ASz1]  przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy pracodawca musi powiadomić starostę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni,
• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia,
• zakończeniu pracy przed czasem.

Przekazanie informacji o zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia.

W przypadku zezwolenia na pracę pracodawca ma obowiązek, w ciągu 7 dni, poinformować wojewodę za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, jeżeli cudzoziemiec:

• nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia,
• przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące.
• zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia.

Ponadto jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia należy przesyłać kopię umowy do właściwego urzędu. Za niewywiązanie się z obowiązków informacyjnych grozi grzywna do 5 tys. złotych.

Wprowadzono również istotne ograniczenia wizowe – wizy turystyczne, tranzytowe oraz wydane przez inne państwa strefy Schengen nie uprawniają już do pracy w Polsce.

---

Rynek pracy 2025 – zakaz outsourcingu pracowniczego (warunki)

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom określa przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę. Odmowa następuje, gdy z okoliczności sprawy wynika, że cudzoziemiec wykonywałby pracę na rzecz osoby trzeciej. Dotyczy to sytuacji, w której podmiot powierzający pracę nie jest agencją pracy tymczasowej działającą zgodnie z obowiązującymi przepisami.. W przypadku wystąpienia takiej sytuacji pracodawcy-użytkownikowi (a nie dostawcy outsourcingu) grozi grzywna nie niższa niż 6000 zł za jednego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

Podmiot, który powierza pracę cudzoziemcowi i kieruje go do wykonywania pracy na rzecz oraz pod kierownictwem innego podmiotu, ponosi odpowiedzialność. Dotyczy to sytuacji, gdy odbywa się to na innej podstawie niż umowa o pracę tymczasową. W takim przypadku grozi kara grzywny w wysokości nie niższej niż 3000 zł.

Nie oznacza to jednak absolutnego zakazu wszystkich form outsourcingu pracowniczego. Zakaz obejmuje wyłącznie model, w którym cudzoziemiec jest zatrudniony na rzecz osoby trzeciej przez podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej. Przepisy dopuszczają inne formy współpracy, w tym outsourcing procesowy. Warunkiem jest wykonywanie usługi we własnym imieniu, na własne ryzyko oraz z wykorzystaniem własnych zasobów organizacyjnych.

Nowe wymogi dla agencji pracy tymczasowej

Ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła istotną zmianę dla podmiotów chcących legalizować pracę cudzoziemców wymagających zezwoleń lub oświadczeń. Agencje, które dopiero rozpoczynają działalność w tym obszarze, muszą przejść dwuletni okres karencji. Oznacza to, że przez pierwsze dwa lata od wpisu do KRAZ mogą one świadczyć usługi wyłącznie na rzecz:

• obywateli Polski,
• obywateli UE,
• obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie powiadomień,
• cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia lub oświadczenia.

Dopiero po upływie dwóch lat agencja może występować o zezwolenia na pracę i rejestrować oświadczenia dla innych cudzoziemców.

Kluczowe znaczenie mają jednak przepisy przejściowe. Zgodnie z art. 445 ust. 6 ustawy, agencje, które przed 1 czerwca 2025 r. były wpisane do KRAZ i faktycznie zatrudniały cudzoziemców na podstawie zezwoleń lub oświadczeń, mogą kontynuować działalność bez konieczności odbywania karencji. Takie podmioty mają trzy miesiące na zgłoszenie tej informacji do rejestru. W praktyce wprowadza to wyraźne rozgraniczenie między „starymi” a „nowymi” agencjami – tylko te drugie podlegają ograniczeniom.

W konsekwencji dla pracodawców-użytkowników bezpieczniejszą i stabilniejszą opcją jest współpraca z agencjami o ugruntowanej pozycji na rynku, które działają w oparciu o zasady obowiązujące przed 1 czerwca 2025 r. i nie podlegają dwuletniej karencji. Dzięki temu możliwe jest nieprzerwane i w pełni legalne zatrudnianie cudzoziemców w oparciu o zezwolenia oraz oświadczenia.

Zakres zmian a codzienna praktyka

Dla pracodawców-użytkowników i agencji pracy tymczasowej wprowadzone zmiany oznaczają konieczność dostosowania procedur kadrowych do nowych wymogów prawnych. W szczególności ważne jest:

• korzystanie z elektronicznych systemów obsługi wniosków i dokumentów – legalizacja pracy cudzoziemców odbywa się obecnie wyłącznie online, a część funkcjonalności została wdrożona etapowo (od 1 czerwca, 1 lipca i 1 sierpnia 2025 r.),
• dokładna weryfikacja poprawności danych oraz terminowości działań – błędy w dokumentach, oświadczeniach czy przesyłaniu kopii umów mogą prowadzić do sankcji lub odmowy wydania zezwolenia,
• korzystanie z dostępnych instrumentów wsparcia – w tym dofinansowań dla osób starszych, bonów na kształcenie ustawiczne czy nowych możliwości finansowania szkoleń.

W praktyce jest to dobry moment na zacieśnienie współpracy z agencjami pracy tymczasowej. Dotyczy to w szczególności pracodawców-użytkowników. Warto wybierać podmioty posiadające doświadczenie, odpowiednie procedury oraz narzędzia. Takie agencje sprawnie funkcjonują w nowym, silnie cyfryzowanym otoczeniu regulacyjnym.

Rynek pracy 2025 to nowe podejście do zatrudnienia

Rok 2025 przynosi redefinicję polskiego rynku pracy. Cyfryzacja procesów oraz uproszczenie procedur legalizacyjnych, w tym zniesienie testu rynku pracy, zwiększają elastyczność systemu. Jednocześnie nowe regulacje wymagają od firm większej świadomości prawnej i technologicznej.

Agencje pracy tymczasowej i pracodawcy-użytkownicy mogą zyskać przewagę konkurencyjną. Warunkiem jest integracja procesów z systemami cyfrowymi oraz inwestycja w rozwój kompetencji. Takie działania zwiększają skuteczność w pozyskiwaniu cudzoziemców. Wspierają także budowę stabilnych i zrównoważonych zespołów.